Istruzioni inserimento e gestione corsi CQC - 3 La registrazione delle presenze

Ad ogni blocco di lezione è necessario registrare le presenze, trasmettere l'elenco e scaricare la pagina del registro di frequenza, che i candidati dovranno firmare. 

Secondo la comunicazione 4 le disposizioni sono le seguenti:

Come previsto dalle disposizioni attualmente vigenti e in attesa della messa in rete dell’applicativo di cui all’art. 13 del D.M. n. 311/2021, la rilevazione delle presenze deve essere fatta, come norma generale, entro e non oltre 15 minuti dall’inizio della lezione. Nel caso di utilizzo della procedura AGINET, il sistema, al fine di tener conto di eventuali criticità che dovessero insorgere in fase di inserimento dei dati, quali ad esempio: problemi di connessione ecc., consente l’inserimento del dato fino a 60 minuti dall’orario di inizio della lezione. Questa opzione deve essere imputabile unicamente al verificarsi delle anomalie sopra rappresentate e opportunamente giustificata all’Ufficio Motorizzazione competente per territorio. In assenza di qualsiasi giustificativo, la presenza degli allievi deve essere registrata “entro e non oltre 15 minuti dall’inizio della lezione”. L’inserimento, nella piattaforma AGINET, del dato relativo alle presenze, deve avvenire entro e non oltre il 20° minuto dall'inizio della lezione. 

Esiste quindi un limite di tempo a disposizione: la trasmissione delle presenze deve avvenire entro il ventesimo minuto (ecco spiegata l'importanza dell'ora che appare in alto a destra, è quella cui dobbiamo fare riferimento).

Non è previsto un tempo limite per la stampa della pagina del registro di frequenza e la firma. Si presume che sia accettabile un lasso di tempo di alcuni minuti per la stampa e per le firme, consapevoli del fatto che in caso di controllo gli ispettori devono trovare la documentazione in ordine.

Per generare il registro di frequenza è necessario innanzitutto visualizzare la pagina con l'elenco dei corsi CQC, selezionando l'apposita voce dalla pagina iniziale di Aginet

Ecco la pagina in questione. 

 Con "Seleziona" si evidenzia il corso in oggetto. Automaticamente appare in basso il calendario completo del corso diviso in moduli.

Selezionando la voce "Presenze" si accede alla maschera per trasmettere le presenze di quel blocco.

Per prima cosa si seleziona l'argomento della lezione. Ricordiamo che non vi è nessun obbligo nell'ordine in cui si tengono le lezioni, anche in virtù del fatto che non è richiesto di indicare in anticipo quale argomento si terrà. Questo consente di sostituire all'ultimo istante un docente assente con un altro disponibile.
E' evidente che i moduli devono essere assegnati ai docenti corretti (vedi più avanti) ma per il resto è possibile procedere a piacimento senza la necessità di seguire uno schema. Richiamando la tendina il sistema propone la tabella delle ore previste suddivise per blocco di argomenti con a lato anche il numero di ore che devono ancora essere svolte ("res." sta per "residue").
Ci raccomandiamo di selezionare correttamente l'argomento relativo al blocco che si sta per iniziare. Ovviamente il rischio è che in caso di controllo non ci sia corrispondenza tra quanto indicato e ciò che si sta spiegando. Se si sbaglia nell'indicare il blocco il sistema accetta quanto selezionato, ma ne tiene conto.
A titolo di esempio, se si seleziona il modulo A1 per una durata di tre ore quando il "saldo" di ore mancanti è pari a due, Aginet accetta l'inserimento ma ne tiene traccia lasciando accanto al modulo un eloquente (res. -1). 

Ricordiamo che in caso di dubbio è sempre possibile visualizzare l'intera tabella dei moduli. 


A questo punto si deve selezionare il docente. Il sistema fornisce i nominativi dei docenti presenti nel nulla-osta in funzione del loro ruolo (insegnante, esperto, medico...). In considerazione del fatto che la normativa consente di assegnare la docenza ad un soggetto non presente nel nulla-osta a condizione che il nominativo (e i relativi moduli riguardanti le credenziali) sia stato comunicato alla DGT Nord-Ovest per l'aggiornamento entro il tempo utile prescritto, in tal caso si seleziona uno dei nominativi presenti nella tendina. In caso di controllo sarà indispensabile dimostrare di aver ottemperato nei tempi previsti all'invio della comunicazione a Milano. 

Il sistema per comodità propone due pulsanti: "Tutti presenti" e "Nessun presente". 
Effettuando una selezione riguardante le presenze, il sistema chiede conferma di quanto si sta facendo.
ATTENZIONE: non abbiamo ancora trasmesso le presenze. Abbiamo solo inserito una spunta nell'elenco.

Se si ritiene che l'elenco sia stato spuntato nella maniera corretta, allora è possibile procedere alla trasmissione con il pulsante "Registra" 

Questa è l'ultima conferma che il sistema richiede. Da questo momento parte la comunicazione.

Al termine della trasmissione si apre una finestra che conferma l'avvenuta generazione del registro. 
Selezionando "Scarica documento" si accede alla pagina di registro relativa al modulo che si sta per iniziare.

La pagina deve essere stampata e firmata dai partecipanti. Al termine del blocco i partecipanti apporranno una ulteriore firma in uscita. 
Il responsabile del corso apporrà la sua firma e il timbro della scuola.
I candidati che vengono indicati come assenti presentano delle barre nello spazio per le firme.

AGGIORNAMENTO

Da ottobre 2024 la pagina presenta uno spazio per la firma del docente.

Cosa possiamo fare se ci accorgiamo di aver commesso un errore nell'indicare le presenze? Come indicato nella circolare (e confermato da alcuni casi avvenuti) non è consentito effettuare modifiche alle presenze inserite dopo la spedizione o trascorso il ventesimo minuto dall'inizio del blocco di lezione. E' vero che Aginet permette di correggere/modificare le presenze fino a quando non si chiude la pagina, ma questo, dopo aver selezionato il tasto "REGISTRA" oppure oltre il ventesimo minuto, come detto non è consentito.

REGISTRO DI EMERGENZA

Ricordiamo che le disposizioni prevedono che, in caso di impossibilità nella trasmissione dei dati o di collegamento ad Aginet, venga utilizzato il registro di emergenza.
Tale registro, timbrato e vidimato dall'ufficio di competenza, unico per tutti i corsi, dovrà essere utilizzato dal responsabile del corso o dal docente delegato dal responsabile del corso in caso di mancato funzionamento del collegamento internet e/o della piattaforma AGINET. Il responsabile del corso o il docente delegato dal responsabile del corso dovrà compilare le pagine del registro indicando : 

- ora di inizio e fine della lezione;

- argomento;

- docente e relativa firma 

- nominativi dei partecipanti con relativa firma in entrata ed in uscita;

- firma del responsabile del corso o docente delegato 

Il responsabile del corso o il docente delegato dal responsabile del corso, dovrà, nei tempi previsti, comunicare all'ufficio di competenza, tramite fax, in caso di assenza di collegamento internet o posta certificata, solo nel caso di anomalia al server AGINET, l’avvenuto utilizzo del “registro in emergenza” allegando copia della pagina debitamente compilata. Successivamente, ad anomalia terminata dovranno essere inseriti nel sistema le presenze/assenze di quel o quei blocchi non inseriti e il risultato di detto inserimento dovrà essere stampato ed allegato al registro di emergenza.

Ricordiamo che uno spiacevole effetto colpisce coloro i quali rinnovano o duplicano la patente mentre stanno frequentando un corso di formazione periodica CQC. Accade che nel giorno in cui la patente viene emessa ex-novo (con relativa sostituzione della precedente numerazione) il soggetto non appare nel registro di frequenza generato da Aginet. 

ATTENZIONE

In considerazione del fatto che non si tratta di una interruzione del collegamento o dell'impossibilità di raggiungere la piattaforma, non è consentito utilizzare il registro di emergenza, pertanto il soggetto non può partecipare ai blocchi di lezione programmati quel giorno. E' necessario pertanto verificare con l'ufficio provinciale che non vi siano ostativi e ripristinare il nominativo. Purtroppo sarà anche necessario organizzare il recupero di blocchi di lezione non frequentati per questo motivo.

Non è conveniente, quindi, predisporre un rinnovo durante la frequentazione del corso o inserire tra gli iscritti un soggetto in attesa di emissione di nuova patente.

Al momento non abbiamo conferma riguardo il fatto che accada la stessa cosa a chi frequenta un corso di formazione iniziale.